আমি যখন প্রথম কলোরাডোর পুয়েব্লোতে সিএফও হিসাবে বোর্ডে এসেছি, তখন আমি আমার ফিনান্স ম্যানেজারকে আমাদের সমস্ত বাজেটের সম্পূর্ণ আর্থিক প্রতিবেদন সংকলন করতে বলেছিলাম। একটি নতুন সিএফও হিসাবে, আমি ভেবেছিলাম আমি একটি স্মার্ট, প্র্যাকটিভ পন্থা নিচ্ছি এবং দৌড়াদৌড়ি করতে পারি। পরিবর্তে, আমার চোয়ালটি মাটিতে আঘাত করেছিল যখন সে আমাকে পিডিএফ ফর্ম্যাটে 500 পৃষ্ঠার প্রতিবেদন ফিরিয়ে এনেছিল! আমি এটা বিশ্বাস করতে পারি না। এর চেয়ে ভাল উপায় ছিল না?
এক্সেল একটি দুর্দান্ত প্রোগ্রাম, তবে বহু বছর ধরে কয়েক মিলিয়ন ডলার জেলা ব্যয় পরিচালনার জন্য অর্থ কর্মীদের জন্য এর সীমাবদ্ধতা রয়েছে। যেহেতু আমাদের জেলা আর্থিক ব্যবস্থাটি স্প্রেডশিটগুলিতে পিছনের প্রান্তে সমাহিত করা হয়েছিল, তাই আর্থিক তথ্যের জন্য একটি অনুরোধ টানতে সহজেই একদিন (বা কয়েক সপ্তাহ পর্যন্ত) সময় লাগতে পারে। প্রায়শই, যখন প্রতিবেদনটি টানা হয়েছিল, এটি খুব পুরানো ছিল বা ডেটা সেটটি ভুল ছিল। আমরা জেলা-বিস্তৃত দীর্ঘমেয়াদী পূর্বাভাস এবং প্রতিদিনের বাজেট পরিচালনা পরিচালনার জন্য জাগ্রত করেছি কারণ সঠিক এবং আপ-টু-ডেট তথ্য ছাড়াই প্রচেষ্টাগুলি নিরর্থক হয়ে ওঠে।
ফিনান্স সিস্টেম বোঝা
এই প্রক্রিয়াটি স্কুল পর্যায়ে আরও খারাপ ছিল। অনেক জেলা প্রশাসকের অর্থের পটভূমি নেই। আমি যখন শিক্ষক/কোচ হিসাবে শুরু করি তখন আমি জেলায় আমার কাজের জন্য আর্থিক জ্ঞান এবং অ্যাকাউন্টিং ডিগ্রি নিয়ে এসেছি। আমি যখন সহকারী অধ্যক্ষ/অ্যাথলেটিক ডিরেক্টর, অধ্যক্ষ এবং শেষ পর্যন্ত সিএফও -তে চলে এসেছি, তখন আমি আমাদের স্কুল প্রশাসনিক কর্মী এবং প্রোগ্রাম পরিচালকদের অনেকে আর্থিক সিস্টেমগুলি কীভাবে কাজ করে তা বোঝার সাথে লড়াই করে দেখেছি। আর্থিক কোডগুলি কীভাবে পৃথক প্রোগ্রাম এবং তহবিলের উত্সগুলির সাথে সংযুক্ত হয়? লেনদেনগুলি সঠিকভাবে কোড করা কেন গুরুত্বপূর্ণ?
প্রাথমিকভাবে, ফলাফলের সাথে কোনও সংযোগ নেই
আমাদের জেলায়, আমাদের 19 টি স্ট্যান্ডার্ড স্কুল এবং দুটি চার্টার স্কুল রয়েছে। স্কুল প্রশাসকদের জন্য কাজের চাপ ভারী এবং কর্মীদের তদারকি এবং শিক্ষামূলক নেতৃত্বের দিকে মনোনিবেশ করা।
স্কুল প্রশাসক এবং প্রোগ্রাম ডিরেক্টররা কি শিক্ষার্থীদের ফলাফলের সাথে ব্যয়কে সংযুক্ত করতে পারেন? না। তারা যদি শিক্ষার্থীদের ফলাফলগুলি মূল্যায়ন করতে চায় তবে তারা স্কুলগুলিতে প্রোগ্রামগুলি এবং তাদের পাঠ্যক্রমের দিকে নজর রাখত। যখন এটি ব্যয় করার কথা আসে, প্রতিটি স্কুল বা প্রোগ্রাম তাদের বাজেটে বরাদ্দকৃত অর্থ বছরের পর বছর ব্যয় করত, তবে জেলা জুড়ে সামগ্রিকভাবে পরিকল্পনা করার জন্য খুব কম করা হয়েছিল।
(পরবর্তী পৃষ্ঠা: শিক্ষার্থীদের ফলাফলের সাথে কীভাবে ব্যয় বেঁধে রাখা যায় তা সমাধান করা)
সমস্যা: দুর্বল ট্র্যাকিং
যদিও আমরা বুঝতে পেরেছি যে রিয়েল-টাইম আর্থিক ডেটা অ্যাক্সেস এবং আমাদের জেলা প্রশাসকদের আর্থিক দক্ষতা উভয় ক্ষেত্রেই আমাদের সমস্যা রয়েছে, তবুও আমাদের এখনও সমাধান হয়নি। সর্বাধিক চাপের বিষয়টি হ’ল জেলা প্রশাসকরা তাদের ডলার ভালভাবে ট্র্যাক করছেন না, বা তাদের নখদর্পণে সর্বশেষ বাজেটের পরিসংখ্যানের সাথে একত্রে এটি করছেন না। কারণ তাদের যে আর্থিক তথ্য ছিল তা প্রায়শই কয়েক সপ্তাহ বয়সী ছিল, যখন তারা অর্থ ব্যয় করেছিল, তারা প্রায়শই বাজেটের উপরে চলে যেত।
আপনার নিজের পরিবারের বাজেট সম্পর্কে চিন্তা করুন। আপনি কি অ্যাকাউন্টে অর্থ আছে বা এমন কোনও সিস্টেমে অ্যাক্সেস যা আপ-টু-ডেট লেনদেনগুলি ট্র্যাক করার অনুমতি দিয়েছেন তা না জেনে অর্থ ব্যয় করার কল্পনা করতে পারেন?
গত বছর, আমাদের জেলা বুঝতে পেরেছিল যে আমরা কীভাবে তহবিলের শিক্ষার্থীদের ফলাফলকে প্রভাবিত করে তা রিয়েল-টাইম না দেখে আমরা অনেক কিছু মিস করছি, তাই আমরা কিছু করার সংকল্প করেছি।
একটি পিয়ার-রিকোমেন্ডেড সমাধান
আমি এই বিষয়ে একটি সেমিনারে অংশ নিয়েছি এবং অন্যান্য জেলাগুলিকে তারা কী করেছিল তা জিজ্ঞাসা করেছি। তাদের মধ্যে অনেকগুলি আমাদের মতো একই নৌকায় ছিল, তবে আমরা এমন সফ্টওয়্যারগুলির অগ্রগতি সম্পর্কেও অনেক কিছু শুনেছি যা সুসংগত উপায়ে আর্থিক ডেটা সংগঠিত করতে পারে, এটি কেবল অনুসন্ধানযোগ্যই নয়, কার্যক্ষম করে তোলে। আমাদের মতো একটি জেলার জন্য, এখনও আমাদের আর্থিক ডেটা এক্সেল স্প্রেডশিটগুলিতে পাওয়ার চেষ্টা করা, এটি একটি উদ্ঘাটন ছিল।
আমরা যখন কোনও সমাধান অনুসন্ধান করতে বেরিয়েছি, আমরা সনাক্ত করেছি যে আমরা থাকতে চাই:
- আর্থিক তথ্য রিয়েল-টাইম অ্যাক্সেস;
- অবস্থান অনুসারে আমাদের ব্যয় বিশ্লেষণ করার একটি উপায়; এবং
- শিক্ষার্থীদের ফলাফলের সাথে ব্যয়কে সংযুক্ত করার একটি উপায়।
2015 সাল থেকে, আমরা একটি সংস্থার সাথে কাজ করছি বরাদ্দ বলা হয় একটি সমাধান বাস্তবায়ন ভারসাম্য | পরিচালনা করুন অ্যাক্সেস এবং বিশ্লেষণের সমস্যাগুলি সমাধান করতে। আমরা আমাদের প্রশাসকদের তাদের বাজেট সম্পর্কে আরও কৌশলগতভাবে চিন্তা করতে প্রশিক্ষণ দিতে সহায়তা করার জন্য বরাদ্দের সাথে জড়িত।
আমি মিথ্যা বলব না: এটি একটি জড়িত প্রক্রিয়া, এবং পরের বছর পর্যন্ত ভালভাবে চলবে, তবে আমাদের আশা যে আমাদের অধ্যক্ষরা পরিকল্পনা, বরাদ্দ এবং কৌশলগতভাবে ব্যয় করতে শুরু করবেন। এখন, তারা ব্যয় করা প্রতিটি ডলার কর্মী, প্রোগ্রাম, প্রযুক্তি এবং অন্যান্য ব্যবহারগুলিতে ফিরে যেতে হবে যা সরাসরি শিক্ষার্থীদের ফলাফলগুলিকে প্রভাবিত করে।
আমার আর্থিক কর্মীরা সর্বদা প্রোগ্রামের নেতাদের, স্কুল প্রশাসক, শিক্ষা বোর্ড এবং সুপারিনটেনডেন্টের প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার জন্য বিভিন্ন আর্থিক ডেটা অনুসন্ধান করছেন। আমি পছন্দ করি যে আমি আর্থিক তথ্য অনুসন্ধান করতে এবং এটি দ্রুত খুঁজে পেতে পারি।
আমরা শেষ পর্যন্ত পুরানো আর্থিক ডেটা এবং 500-পৃষ্ঠার প্রতিবেদনের দিনগুলি থেকে দূরে সরে যাচ্ছি। ডেটা আমাদের, আমাদের অধ্যক্ষ এবং সর্বোপরি আমাদের শিক্ষার্থীদের জন্য এত প্রতিশ্রুতি রাখে। আমি বিশ্বাস করি যে আমরা আমাদের শিক্ষার্থীদের কাছে কেবল একটি স্প্রেডশিটে ডেটা বসে না, বরং তাদের জন্য ডেটা কাজ করার জন্য অ্যাক্সেস, দক্ষতা এবং উত্সর্গের জন্য এটি ow ণী।